ChatGPTをSlackと連携！社内利用の導入手順と活用事例を解説

こんにちは、ジーピーオンライン（＠gpol_tw）のぴょんです！

今話題のChatGPT、みなさんは社内業務に活用していますか？

「とりあえずChatGPTを使ってみたけれど、ビジネスには活かしきれていない」、「ChatGPTを社内で導入してみたいけれど、使い方やルールが定まっていない」といったお悩みを持つ企業さまも多いのではないでしょうか。

本記事ではメッセージアプリであるSlackと連携させ、さらに便利で簡単に活用できる方法をご紹介します。

SlackとChatGPTの特性を活かした機能の説明や、実際に連携させるための手順、社内導入時のフローや注意点に至るまで徹底的に解説し、業務効率化が成功できるようポイントをまとめました。

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ChatGPTとは？

ChatGPTは、OpenAI社が提供する人工知能チャットボットです。2022年11月にリリースされて以来、ユーザー数が増え続けており、世界中から期待と注目を集めています。

情報の検索や質問、文章の生成や要約、翻訳業務など、ChatGPTのAI機能を利用することによってあらゆる業務の自動化が可能になるため、効率化やDXの観点から社内に導入するケースも増えています。

例えば、「ChatGPTとSlackを連携させる手順を教えてほしい」と尋ねた場合、ChatGPTから手順の案内が返ってきます。返信内容で更に疑問や確認事項があれば、やりとりを重ねることができます。

SlackとChatGPTの連携で利用できること

メッセージアプリであるSlackは、単なるチャットツールではなくさまざまな機能を連携することで業務効率を格段にUPさせることができます。自分以外の社員や関係者への情報共有が簡単になり、コミュニケーションが円滑に進む効果があるのです。

今回はChatGPTの機能をSlackでどのように利用しているのか、実際に弊社で使っている機能の一部をご紹介します。

Chatbotとして活用

Slackには元々Slackbotという機能があります。リマインダーとして使用したり、カスタムレスポンスといって言葉やフレーズを登録しておき、該当の言葉が投稿された際にリアクションを返したりするような設定ができるサービスです。

参考：https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/202026038-Slackbot-入門

このSlackbotに、更にChatGPTの機能を連携することで、質問に特化したChatbotとして利用ができます。Chatbotに対して分からないことを質問できるので、コミュニケーションの手間が省けたり、文章作成や要約が簡単にできたり、業務効率化に繋がります。

Chatbotには名前の右横に「アプリ」というタグがつきます。ChatGPTと同じように会話形式で質問ができるのも便利なポイントですね。

さらに、Chatbotを使って遊んだり、チームビルディングをしたり、業務以外の使い方もできるので、ちょっとした息抜きにもおすすめです。

リアクションスタンプを組み込んで活用

ChatGPTには、リアクションスタンプを使って通訳や文章のレビューを依頼することができます。特定のスタンプでリアクションすることで、ChatGPTの機能を簡単に呼び出せるのが特徴です。
Chat形式で質問をするよりも更に簡単な動作で利用できるため、目的が明確で多用する機能の場合はこういったリアクションスタンプを設定しておくと、とても便利に活用できます。

 

Slackとの連携方法について

2023年現在では、SlackAPIを使ってChatGPTを連携する方法と、Slackappディレクトリからアプリをインストールして連携する方法があります。

SlackAPIを使ってChatGPTと連携する

SlackAPIを利用して、ChatGPTの機能を連携するためにはAPI連携が必要です。弊社でもこの方法を使ってSlackに導入しています。

さまざまな機能を導入しやすく汎用性が高い方法ですが、非エンジニアの方にとっては複雑な手順となるため時間がかかったり、エラーが起こったりする可能性があります。

参考：利用しているツールを Slack に連携させる | Slack

1. OpenAIアカウントからOpen APIキーを取得
2. SlackアカウントからSlack APIキーを取得
3. GASやPython, jsonなどでスクリプトを記述
4. Slackにアプリを追加

かなりざっくりした手順ですが、このような作業の対応ができるエンジニアが社内にいない場合、セッティングはもちろん、運用後の機能調整にも時間がかかります。

そのような場合、API連携にコストをかけるよりも、次に紹介するアプリ連携を実施し、社内運用を軌道に乗せて必要な機能を改めて確認した上で、本当に必要であればAPI連携で機能の実装を進めると良いでしょう。

API連携の実装にお困りの方は、ぜひジーピーオンラインまでご相談ください！

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SlackAppを使ってChatGPTと連携する

一方、誰でも手軽にできる方法が、SlackAppを利用した連携方法です。ChatGPTを利用できるアプリはSlackAppに複数存在するため、用途に合わせたアプリをインストールすることができます。インストール方法は他のアプリと同様で、以下の手順で進めます。

1.Slackの「Slack app directory」で「ChatGPT」を検索

2.検索結果から追加したいアプリを選択

3.「Slackに追加」ボタンをクリック

4.権限のリクエストページに切り替わったら「許可する」をクリック

これで、アプリの連携は完了です！

2023年現在、ChatGPT唯一の公式アプリである「ChatGPT app for Slack」は、ベータ版としてのみ提供されています。試用を希望する場合は、順番待ちリストへ登録する必要があるため、すぐに導入することは難しい状況です。

また公式でないアプリは、Slackの規約に基づいているかどうかの審査が通っている状態ですが、利用する際は以下の点に注意をして選定しましょう。

• 機能の範囲
  アプリには、特に必要でない機能が実装されている場合があります。便利な機能であれば取り入れることも可能ですが、業務に必要がない、もしくは取り入れたくないような機能がある場合は、導入前に議論やルール制定が必要です。

• 機密情報の取り扱い
  Web版ChatGPTでは、業務上の情報を入力したことによりChatGPTがその内容を学習リソースとして記憶し、企業の機密情報を流出させてしまうという事件が発生しています。
  そのため、スレッド内の情報については記憶せず、データを保持しないアプリを選択する必要があります。Appのセキュリティ＆コンプライアンスをよく読んでから利用をしましょう。

• サポート対象言語
  できるだけ日本語に対応しているアプリケーションを選択すると、利用時のハードルが下がります。また、グローバル企業の場合は社内公用語がサポート対象であると安心です。

このようにアプリを利用する前に、Slackアプリディレクトリのページから詳細を確認したり、開発した企業をチェックするなど、アプリの背景を知ることが重要です。しっかりと精査した上で導入するように心がけましょう。

社内実務に導入する前に

Slackへの連携が完了したので、みなさん使ってください！と突然社内へ呼びかけたとしても、新しい技術は簡単に広まってはいきません。連携準備と同様、社内導入に向けた準備が必要です。

また、関わる社員数が多ければ多いほど、導入のための準備は欠かせません。最初は1つのチーム、または部署で導入し、成功したら他のチーム、全体へと広げていくなど、計画を立てる必要があります。

弊社での導入前におこなったステップを紹介します。

1. 管理者の設定
2. フロー・ルールの策定
3. 社内周知
4. ロールプレイング
5. 実務での使用スタート

ステップごとに詳しくまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 管理者の設定

実際にSlackとChatGPTを連携し、機能の考案や連携作業に携わった方が管理者になることが望ましいです。管理者の役割は以下の通りです。

• 導入フローの策定
• APIキー、アプリケーションの管理
• 社内周知
• 質問・意見窓口

管理者は1名だけでなく、複数名またはチームで担当することもできます。導入において、担当者や責任範囲を明確にすることが重要です。また、管理者や管理チームが導入時の目的をしっかりと理解していることが、導入成功の鍵となります。

2. フロー・ルールの策定

管理者（チーム）が決定したら、次はフローやルールの策定を進めます。開発担当者や管理者の方々は使用目的や用途について十分理解した上でこの機能を導入しているため、さほど重要でないように思われるかもしれません。

しかし、実際に現場で使用する社員は「なぜこのツール・機能を使うのか？」という目的を理解するところからスタートします。その点を踏まえた上で、これらの策定を行いましょう。

例えば「ChatGPTの機能を持つSlack bot」を導入することになった場合、以下のような目的があったとします。

• 社員の質問や検索にかかるコストを減らしたい
• リーダー・上長クラスの質問応対の負担を減らしたい

また、開発する中で以下のような問題が想定されたとします。

• 誤った回答をそのまま顧客に伝える
• ChatGPTに機密情報を漏らす

こういったことを管理者（チーム）がよく把握・議論した上で、フロー・ルールを組み立てていくことが重要です。

はじめから厳しいフロー・ルールを作り込み過ぎると、導入ハードルが高くなる傾向があるため、本当に守ってほしいポイントを抑えてシンプルな形に作成することが重要です。

3. 社内周知

フロー・ルールが決まったら、社内に周知をスタートしましょう！

なぜ導入するのかという理由を説明し、実際に使う場面を見てもらうことで、メリットや便利さが伝わりやすくなります。

また、一斉に周知をするよりも少人数に対して、次で説明をする4.のロールプレイングも一緒に実施すると更に理解が深まります。導入する人数によって、どのような社内周知の計画を立てるのかも導入成功の鍵となる重要なポイントです。

4. ロールプレイング

実際に業務で運用する前に、ロールプレイングを実施することで使い方を体験でき、実務での使用ハードルが下がったり、大きな問題や粗が事前に発見できたりします。

人数が多い企業さまの場合、全体への社内周知をする前に少人数のチームや部署で3.4のステップを試すこともおすすめです。問題改善をした上で全体向けに3.4のステップを実施すると、よりスムーズな導入が実現できます。

また、ロールプレイングでは、事前に以下の3点について決めておきましょう。

• 実践する内容
  1つだけでなく複数のパターンがあると、いろいろなケースのロールプレイングが実施できます。

• 役割
  機能に応じて、相談相手役や報告相手役なども事前に決めておきましょう。

• 時間配分
  機能に応じて、相談相手役や報告相手役なども事前に決めておきましょう。

ロールプレイング後は、社員からフィードバックを収集しフロー・ルールのアップデートに役立てることも重要です。ただし、多くのフィードバックを取り込もうとするあまり複雑なフロー・ルールに改悪されてしまう可能性もあるため、よく吟味した上で改善に取り組むようにしましょう。

5. 実務での使用スタート

社内周知が完了したらようやく導入完了ですが、実際に実務で使ってもらえているかどうかの効果測定も必要です。ヒアリング・目視での運用確認・計測など測定の方法は多数ありますが、一定期間は監視して、導入が成功しているかどうかを確認するようにしましょう。

もしChatGPTの機能を使ってもらえていない場合、以下の可能性があります。

• 使い方が分からない
• 使用メリットが感じられない
• ルールが厳しすぎる
• 既に別のツール・機能がありそれを使用している

理由によって必要となる対策が異なるため、調査をした上で問題点を把握していきましょう。

ChatGPTの導入はミニマムスタートを目指す

ChatGPTをSlackに連携することで、より多くの社内業務を簡単に効率化できることがお分かりいただけたでしょうか。どういった機能が今必要なのか、どれくらいのコストをかけて連携するべきかなど連携前には十分な吟味が必要です。

さらに連携後、社員に使ってもらうためにはたくさんの工程と工夫が必要となります。最短で成功体験を積んでもらうには、まずは小規模でシンプルなフロー・ルールを用意することがベストです。そしてそれぞれの企業さまの社内事情に合わせた導入準備を考えていきましょう。

SlackやChatGPTに限らず、社内DXの導入に際して、お困りごと・ご相談がありましたらジーピーオンラインまでお問い合わせください。開発だけではなく、導入後のサポートや効果測定など、ご希望の範囲に応じてご相談いただけます。

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