こんにちは、ジーピーオンラインのヒサナガです！
広報やPRを担当されている方は様々な提案コンペの機会を経験されているのではないでしょうか？
わたし自身は総務や広報として、オフィスの内装業者を選定する提案コンペを数回経験していますが、この経験はWeb制作業者選定のコンペ時の発注側の心理に似ているものがあると思いました。Webディレクターをしていた頃はコンペに参加する側でしたが、コンペをする側、される側両方の視点で成功に導くためのコツがあると実感しています。
この記事ではホームページ制作の提案コンペを成功させて、自社に合うWeb制作会社を選定する秘訣をまとめました。
もくじ
コンペとは？
コンペティションの略で使われる言葉ですが、身近なところでいうと「ゴルフコンペ」「デザインコンペ」「企画コンペ」など競争、競技、対戦とかの意味で色々な業界やシチュエーションで用いられています。
コンペティション（competition）の略で、広告の受注を目的に複数の広告会社の間で行われる競合プレゼンテーションのことを指す。広告主からオリエンテーションを受けて、コミュニケーション戦略（クリエイティブ、媒体）などの提案を行い、最も優秀な提案を行った広告会社が受注することになる。
Web担当者においての「コンペ」となるとWeb制作の企画提案コンペを指すことが主流で、
プロポーザル方式とも呼ばれています。
ホームページ制作コンペのメリット・デメリット
Web担当者としてホームページの新規制作やリニューアルを手掛ける際、予算稟議のために制作会社から見積書をもらうというタスクが必ず発生するかと思います。
稟議をあげる際に決裁者に対して、予算の妥当性を提示するために、相見積もりやコンペという手法はよく行われています。特に大規模なプロジェクトなどでは提案コンペ（プロポーザル方式）で業者選定するケースが多いのではないでしょうか。
コンペのメリット
- 複数の業者から複数の提案を一度に受けて吟味できる
- コンペプレゼンに複数人出席してもらうことで全員で業者を選ぶことができる
- 費用だけの比較にならないのでコスパが良い業者を選びやすい
今までお付き合いのある制作会社にそのまま指名発注できるのが、Web担当者としてはとても楽だったりしますが、大規模なホームページリニューアルとなると、形式上コンペをしたほうが上記メリットを活かせることがあります。
コンペのデメリット
- RFP（提案依頼書）を準備する必要があり、面倒くさい
- コンペを開催できるほどのスケジュールの余裕が必要になる
- コンペ開催の準備にそれなりのリソース（担当者の時間）が必要になる
上記以外にも、選定しなかった業者に対して「コンペフィー（＝提案費）」を支払うような時代の潮流もあります。
支払わない場合は、事前にコンペフィーが出ないことをコンペ参加企業にアナウンスしておくなど、開催側としての気配りが必要になります。
コンペの進め方
では、実際にホームページ制作の提案コンペを開催するとなった場合、どうやって進めていくのか？
進め方のコツとともに紹介していきます。
コンペ開催前の準備
- プロジェクトコアメンバー決定（主担当、副担当、決裁者を明確にする）
- 関わってもらう関係者を決定（原稿確認や取材対象者の選定ができるくらいの各部署の責任者やキーマンが理想）
- 上記メンバーからコンペのプレゼンに同席してもらう人を決定する
- 社内でキックオフMTGをして、メンバーにコンペ開催について説明
- 目的や課題ゴールなどコンペ開催に伴う必要情報のすりあわせをおこなう
コンペ開催前の準備として、特におさえておきたいのは社内での段取りです。
先に自分たちが解決したい課題、ホームページを作る目的、ゴールなどを決め、後々トラブルにならないよう決裁者としっかり意見をすり合わせておくことが非常に重要です。
当ブログ別の記事でも記載している上記のとおり、「なんのためにホームページをつくるのか」「なぜリニューアルするのか」といった背景を決裁者含む関係者全員で共有しておくことが一番大切です。
RFP（提案依頼書）の作成
- プロジェクトの概要
- 会社概要・事業内容
- サイトの要件・要望
- 制作会社に提案してほしいこと
- サーバー構成
- 補足情報
コンペ開催の必需品ともいえる資料がこの「RFP（提案依頼書）」です。
RFP（提案依頼書）に関しては、別の記事で詳しく書いていますので、合わせて参考ください。
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【関連記事】RFPとは？ホームページ制作を成功に導く提案依頼書の書き方とサンプル
Web制作会社のピックアップ
ネット検索やWeb制作会社年鑑のような制作会社が一覧になっている本などを参考に、まずは10社ほどピックアップしたいところですが、「Web制作会社」とネット検索しても膨大な会社数と記事が出てくるため、数社をピックアップすること自体が非常に難しいです。
そこでちょっとしたコツと手順をお伝えします。
Web制作会社だけでなく、印刷会社、内装会社、PR会社、コンサル会社など色々な業者のピックアップで使えるコツなので、是非参考ください。
- まずは「Web制作会社」×「地域」×「制作実績」でネット検索
※制作実績や制作事例をWebサイト上に公開している制作会社を探すため - ホームページを見て主観（ちゃんとしてそう）で6～10社ピックアップ
- 1社ずつホームページの「会社概要」をチェック
- 「設立年」「社員数」「主な取引先」をまとめた比較資料をつくる
※設立してどれくらい年数が経っているか（10年以上など）
※社員数がどれくらいいるか（自社の企業規模に合っていればOK）
※主な取引先に自社と同等規模の会社があるか - 最後に「制作実績」をチェックして3社程度に絞り込む
※「制作実績」に自社と同等規模の会社の制作実績があるか
※「制作実績」に自社と同業界の制作実績があるか
制作会社の選び方をもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をお読みください。
【関連記事】ホームページ制作会社の選び方。基本項目と見落としがちなチェックポイント
コンペ開催の段取り
- 選定したWeb制作会社にコンペ参加依頼の連絡をする
- コンペへの参加表明をもらったら、RFP（提案依頼書）を送る
- コンペ開催（提案のプレゼンテーション開催）の日程について調整する
※3社同じ日にしてしまうか、別の日にするかなどはコンペプレゼンに参加して選定に関わってもらう社内スタッフのスケジュールに合わせて決める - コンペプレゼンに参加してもらう社内スタッフには日時や場所などを事前と直前にリマインドする
- プレゼン当日の会議室をおさえておく
- プレゼンに必要な機器を準備しておく（プロジェクターなど）
一番大変なポイントがコンペプレゼンのスケジュール調整です。
コンペプレゼン参加者全員の日程調整をするのが、難しいケースが多いため、そういう際は、決裁者の予定に合わせて、スケジュールを組むようにするのがコツです。
Web制作会社の評価方法
- RFP（提案依頼書）を反映した提案であったかどうか
- スケジュールや提出期日を守ったかどうか
- プロジェクトを任せられると感じたかどうか
評価方法は色々ありますが、上記3点は大前提の項目で、自社にとって合う評価方法を用意しておくことが大切です。
- コンテンツ提案の比較
- デザイン提案の比較
- システム要件の比較
- 見積金額の比較
- 制作体制の比較
- スケジュール内容の比較
- セキュリティ体制の比較
最後に自社が重きをおく評価項目順に比較をしていき、合理的に1社を選びましょう。
コンペを成功させる秘訣
メリット・デメリットをはじめ、進め方やコツをまとめてみましたが、
提案コンペ成功の秘訣はズバリ次の6項目がすべてです。
- プロジェクトの主担当、副担当、決裁者を明確にしておく
- 目的や課題、ゴールなどコンペ開催に伴う必要情報をすり合わせておく
- RFP（提案依頼書）を作成しておく
- 業者のピックアップを適当にしない
- コンペプレゼンには必ず決裁者が出席できるよう調整しておく
- 選定するための評価方法を事前に決めておく
「段取りを制するものは仕事を制する」
コンペの段取りがバッチリなほど、そのコンペは必ず成功します。
しかし、こうやって見ると、コンペを開催するのって、大変だな、めんどくさいなと感じられるかと思いますが、その通りです。
基本的には指名発注が一番効率的で、合理的ともいえますが、ここぞというプロジェクト規模のときにコンペを開催するなど、使い分けていくことをおすすめします。
当社では初めてのお取り引きとなる会社様でも提案コンペのご相談をお受けしておりますので、
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▼資料内容（一部）
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－ジーピーオンライン３つの力
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WRITERヒサナガ Webマーケーター
2000年より独学でWebサイト制作を経験したのち、2007年にジーピーオンライン入社。ディレクター、総務、広報、人事・採用などさまざまなポジションでの経験を活かし、Webサイト運用やWebマーケティングに関する情報を分かりやすく発信していきます。
