Web制作ノウハウ

社内報の書き方｜読まれる文章のポイントを解説

公開日：2021-11-04

WRITERさえWebマーケーター

社内報のご担当者の中には、どうしても文章が上手く書けないとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。とくにWeb社内報の場合は、PV数やリアクション数など、成果が数字として見えてしまうことが多く、課題となりやすいのではないかと思います。

「文章は才能だ」と思うかもしれませんが、基本を押さえるだけでも改善できることはあります。この記事では、社内報の書き方の基本と、読まれる文章の書き方について詳しくご紹介していきます。

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事前に押さえておきたい3つのこと

どれだけ書き方が上手くなっても、根本的な部分が押さえられていないと意味がありません。以下の3点ができていない場合はまずそこから始めてみましょう。

目的が適切に設定され、関係者に共有されているか
メインとなる読者が設定されているか
目的に沿ったコンテンツを選定できているか

企画は最も重要なステップです。何のためにやるのか、誰に届けたいのか、どんなメッセージを届けたいのか、ひとつひとつ丁寧に考えてみてください。また、複数人で社内報を運用する場合は、チーム内でしっかりと認識を揃えておくこともポイントです。社内報は複数のコンテンツが合わさってできていきます。認識を共有することで、書き手によって方向性がバラバラになることを防ぎ、社内報全体としての統一感が出やすくなります。
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社内報の書き方の基本

では、基本の書き方を解説していきます。今回は以下のような記事作成のステップに沿って、各段階での書き方のポイントなどもご紹介します。

テーマ選定
記事の結論設定
タイトル作成
導入・見出し（骨子）作成
本文作成
校正

1. テーマ選定

まずはテーマを選定していきます。従業員のモチベーションアップを目的に、社員インタビューをおこなうとします。インタビューから得られた情報の中から、目的に沿った印象的なエピソードを拾い、メインテーマとして設定しましょう。

たくさん面白いエピソードが飛び出すこともありますが、1つの記事にエピソードを盛り込み過ぎると「言いたいこと」が薄れてしまいます。テーマに沿ったサブストーリーは残しつつ、できるだけストーリーをシンプルにしていきましょう。

2. 記事の結論設定

メインテーマとして選んだエピソードを通して伝えたい結論（メッセージ）を決めます。例えば、「壁にぶち当たっても諦めないことが大事」、「誰かの何気ない一言が心の支えになってくれる」などです。結論を意識して文章を展開していくことで、最後まで読んだ時に伝えたいことが伝わりやすくなり、読後感も良くなります。また、結論がしっかりしていると、後述の書き出しの工夫にも使えます。

3. タイトル作成

記事の軸ができたところで、タイトルを作成します。タイトルは一番最初に読み手の目に触れるものです。そのため、記事の内容が想像できる、簡潔なフレーズを探してみてください。
また、「社員インタビュー Vo.1」などでもよいですが、ありきたりすぎると興味がわきにくくなります。得意・不得意が分かれる部分ですが、何かひとひねりあると本文まで読んでもらえる可能性は高くなります。

4. 導入・見出し（骨子）作成

上から順に書いていくのではなく、まずは導入文と各見出しを決めていきます。話の流れの良し悪しはこの骨子で決まります。伝えたい内容をパート分けして、読みやすい流れになるよう順番を決めていき、見出し文を作成していきましょう。

組み立てた見出しを改めて読み、流れが良いと感じたら導入文（リード文）の作成に入ります。導入文で書くべき内容は、記事の概要です。この記事を読むことで、誰の、どんなストーリーを知ることができるのかを短くまとめます。インタビューの場合はここで取材した側とされた側の関係が分かるような補足を加えると、読み手は登場人物の関係性を理解したうえでスムーズに本文に入っていけるようになります。

読み手が本文を読み進めるかを判断するパートなので、すべてを明らかにするのではなく、詳細が気になるような書き方にするのがポイントです。

5. 本文作成

いよいよ本文作成です。全体の流れに沿って、各見出しに下に文章を作成していきます。いきなり理路整然とした文章を執筆しようとすると書きにくくなります。まずは見出しの中で伝えたいことをひととおり書き出してみましょう。文章同士がうまく繋がっていなくても気にしなくて大丈夫です。

ひととおり書き出せたら、その中で最も言いたいこと（ハイライト）を中心に冗長となっている部分を取り除いていきます。例えば、経歴の紹介で入社後の活躍にフォーカスしたい場合は、入社までのいきさつは端的に説明し、入社後のエピソードに文字数を割くように調整します。とくにWeb社内報の場合は文字数に厳密な制限がないことが多く、長々と書いてしまいやすいので注意が必要です。

最後に、もっと掘り下げられるエピソードがあれば追加で盛り込み、ストーリーに厚みをつけていきます。何を足すべきか分からないという方は、5W1Hを意識するとよいかもしれません。文章が平坦に感じられた場合は、順序を入れ替えたり、言い換えをすることでリズムを出してみてください。

6. 校正

書きあがったら、新しい気持ちで原稿を読み返します。誤字や脱字、言葉の誤用がないかなど、入念にチェックしていきましょう。使い方に自信がない言葉は、辞書などで念のため確認しておくと安心です。

書きあがってすぐは、文章を読み過ぎて間違いに気が付きにくくなっています。セルフチェックしていく場合は、一晩寝かせて翌日に読み直すなど、一度意識をリセットすることがポイントです。

読まれる文章のポイント

読み手を惹きつける魅力的な文章を書くにはコツが要ります。ここでは書き方のポイントを6点ご紹介します。

結論に沿って書く
話の流れを意識する
読み手が共感しやすい内容にする
話をパート分けする
興味がわく書き出しにする
1人で完結させない

結論に沿って書く

書き方の基本でご説明したとおり、結論（メッセージ）は本文を書き始める前に設定します。本文を書く際には、結論へと読者を導くことを意識してみてください。「とある経験を機に考えが180度変わった」というエピソードではない限り、途中で主張が変わってしまうと読者は何が言いたいのかうまく捉えられません。書き手の立ち位置は一貫しているほうが読みやすくなります。

話の流れを意識する

「結論に沿って書く」にも通ずることですが、ある程度長さのある記事では、読み手を置いてけぼりにしないことも重要となります。状況説明や経緯説明の際に、単調な印象を与えないように言い回しを工夫したり、疑問を抱かれそうな箇所はあらかじめ補足をいれたりしてみてください。

読み手が共感しやすい内容にする

同じ社員インタビューでも、事実を淡々と語るだけのものや、自分の目線とかけ離れた語り口だと、読み手はなかなか共感できません。社員が抱えていそうな悩みや課題に寄り添った文章の展開を心がけてみてください。
また、文章が長すぎると感じたら思い切ってカットしてみましょう。「ターゲットは読み飽きていないだろうか？」という視点も大切です。

話をパート分けする

現在は長文を読む機会がますます減っています。そのため、何行にも渡って空白をあけずに文が連なっていると読みにくく感じる人もいます。段落を設けるのはもちろん、話の区切りがよいところで1行空けるなど、長文が苦手な方でも読みやすいように視覚的な見やすさにも配慮することをおすすめします。

また、文章1文1文についても、できるだけ1文に情報を入れすぎないようにすることをおすすめします。1文が長くなると読み手が意味を理解するのが難しくなるばかりでなく、書き手自身も主語と述語のねじれなどを起こしやすくなります。好みが分かれる点ではありますが、読みやすさを優先するなら、1文が長くなりすぎるのは避ける方が無難でしょう。

興味がわく書き出しにする

すでに聞いたことがある方も多いかと思いますが、書き出しは読み手の興味を引く重要なポイントです。ありきたりな文章ではなく、続きに期待を抱くような1文を用意しましょう。

例えば、「Aさんは営業部の3年目。自ら希望した職種だったが、成績は思うように上がらなかった。」と始まるより、「『これはもう、クビかもしれない』。Aさんは今期の業績を見て真っ青になった。」と始まる方が展開が気になりますよね。セリフの抜き出しや、読み手に問いかけるなど方法は色々とあります。ぜひいろんな記事を読んで参考にしてみてください。

1人で完結させない

書き手は記事に入りきらなかったエピソードまで知っていますが、読み手は記事になった情報しか知りません。何も知らない人が記事を読むと場面展開が唐突に感じられたり、説明が不足していると感じられたりする場合もあるので、できるだけ第三者にも掲載前に読んでもらうようにしましょう。初めて読んだ人の感想を反映することで、更に読み手に分かりやすい記事に仕上げることができます。
また、誤字脱字に関しても、初めて見る人の方が気付くことが多いです。