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キャンペーン事務局とは?委託する場合の費用相場やメリットも紹介

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こんにちは、ジーピーオンラインのケンです!

キャンペーン事務局は、キャンペーンの「企画」から「景品の手配・発送」などの業務を受け持つ組織のことです。ユーザーに安心してキャンペーンを楽しんでもらい、トラブルなく終了させるために、事務局の運営は重要な業務となります。

しかし、いざキャンペーン事務局を設置する上で、

  • キャンペーン事務局でやるべき業務内容がわからない
  • リソースが足りない場合どうすればよいか知りたい
  • キャンペーン事務局の運営を委託するメリットが理解できていない

上記のような課題が生じるかと思います。

本記事では、企業のキャンペーン担当者さまへ向けて、キャンペーン事務局の業務内容や委託する場合の費用相場やメリットを紹介しています。

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キャンペーン事務局とは

キャンペーン事務局とは「企画・設計」「景品の手配・発送」「問い合わせ対応」など、キャンペーンを実施する上で必要な業務を受け持つ組織のことです。「販促」「宣伝」などのキャンペーンを実施するときは、社内にキャンペーン事務局を設置するのが一般的といわれています。社内のリソースが足りない場合、キャンペーン事務局の運営を外部に委託することもあります。

代表的なキャンペーンの形式

まずはキャンペーンの形式について整理します。
キャンペーンの参加条件としては、下記2つが一般的です。

  • オープンキャンペーン
  • クローズドキャンペーン

オープンキャンペーン

オープンキャンペーンは「企業」「商品」の存在を知ってもらうことを目的としたキャンペーンです。認知度の向上や見込み客の獲得数を最大化させるために、厳しい参加条件は設定せず、誰でも応募できるようにしているのが特徴といえます。

また、景品表示法が適用されないため、上限金額の制限を受けずに景品が用意できます。

クローズドキャンペーン

クローズドキャンペーンは、商品の購買促進を目的としたキャンペーンです。新規顧客の獲得やリピート顧客の獲得など、売上に繋げることがゴールとなるため、参加条件を設けて実施します。

参加条件は特定の商品を購入するなどが多く、景品表示法が適用されるため、景品の金額が違反していないか注意する必要があります。
<参照サイト: 景品規制の概要|消費者庁

代表的なキャンペーンの応募方法

ターゲットや商材によって、適切なキャンペーンの応募方法を選択する必要があります。
応募方法は大きく下記の3つが主流となっています。

  • Web上での応募
  • SNS上での応募
  • はがきでの応募

Web上での応募

Web上で応募するキャンペーンは、キャンペーンサイトなどに設けたフォームから応募してもらいます。景品発送先の住所や氏名などの顧客情報を入力したり、レシートをスマートフォンなどで撮影し、アップロードしたりする参加方法が一般的です。

インターネットを利用できる環境であれば、時間や場所に制限されずにその場で応募できるため、参加者の負担となりにくい応募方法です。
【関連記事】【キャンペーンサイト制作】ユーザーからの参加を引き出すコツとは?

SNS上での応募

SNS上で応募する場合は、主にFacebook、Instagram、Twitterなどを利用します。
以下のように、投稿を依頼するものもあれば、シェアやリアクションのみで応募可能なキャンペーンもあります。

  • キャンペーン対象の投稿に「いいね」または「シェア」をする
  • 企業が設定した「ハッシュタグ」を付けて商品を撮影した画像を投稿する

「フォロワーに参加していることを知られてしまう」「商品撮影をしなければならない」「アカウントを開設する必要がある」など、障壁はWeb上での応募よりも高くなる傾向があります。しかし、うまく動機付けをおこなうことで、SNS上で自社商品の拡散を生み出すことが可能です。

【関連記事】Twitterキャンペーンの事例・やり方について徹底解説
【関連記事】Twitterを利用したキャンペーンをするなら、おまかせ安心のハッシュメル!

はがきでの応募

はがきで応募してもらう場合は、応募者に指定の住所まではがきを送付してもらいます。キャンペーンのターゲットに高齢者を含む場合、WebやSNSよりも馴染みのあるはがきが好まれることがあります。

しかし、はがきの応募を受け付けると、仕分けやデータ入力のマンパワーが必要になります。入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなる課題があるといえるでしょう。

キャンペーン事務局の主な業務内容

キャンペーン事務局の主な業務内容は下記の通りです。

  • 企画・設計
  • 景品の手配
  • 窓口の手配
  • 応募の受付
  • 景品の発送
  • 問い合わせ対応

企画・設計

キャンペーンの全体の企画・設計も事務局でおこなうことがあります。具体的には、目的やターゲットを元にキャンペーンの内容を企画し、ワークフローを構築していきます。
キャンペーンの内容には、以下の内容の設定も含まれます。

  • 実施期間
  • 応募条件
  • 当選者数
  • 応募に使用する媒体
  • 景品
  • 告知方法
  • 全体スケジュール

これらの段取りを事務局で明確化します。

景品の手配

キャンペーン事務局では、景品の手配もおこないます。
自社商品をプレゼントする場合は必要数を確保し、ロゴ入りのノベルティなどオリジナルの景品を用意する場合はデザイン制作などの工程を見越して行動する必要があります

他社製品を景品とするのであれば、必ず使用許可を取りましょう。製品によっては景品として使用することを認めていなかったり、許可制にしているものもありますので確認が必要です。

窓口の手配

応募や問い合わせを受け付ける「窓口」の役割もキャンペーン事務局の業務のひとつです。窓口の体制はキャンペーンの内容により異なります。例えば、はがきキャンペーンの場合、すべての応募者の個人情報を扱うため、セキュリティが担保された私書箱の設置が必要です。

また、応募だけでなくキャンペーンに関する質問が寄せられる場合もあります。もし電話での問い合わせを受け付けるのであれば、専用ダイヤルを開設するかどうか検討しましょう。

応募者の整理・当選者の決定

応募の中から当選者を決めるのも、キャンペーン事務局でおこないます。受け付けた応募データを管理し、応募条件との適合性の確認をおこない、抽選に入ります。

注意点として、応募者が必ずしも条件に当てはまっているとは限らないということがあります。例えば、商品購入のレシートを送付することがキャンペーンの参加条件であれば、本当に商品を買ったレシートか、類似品の購入ではないかチェックが必要です。適合しない応募者は、抽選対象から外していきます。

その後、適合した応募者リストから抽選を実施し、当選者を決定します。

景品の発送

当選者の決定後は、期日までに景品を発送します。この発送作業もキャンペーン事務局の仕事です。発送する景品に不備がないか検品をおこない、当選者用のメッセージを添えて梱包・発送します。

当選連絡に関しては、発送前に応募者に連絡するケースと、景品の発送をもって当選連絡とするケースがあります。前者の場合は、当選連絡を連絡のつく方法で取ります。

最も気を付けるべきなのは、送り先や景品ミスです。誤った景品が誤った当選者に届くといったことがないように、十分に確かめて発送作業をおこないましょう。

問い合わせ対応

キャンペーンの窓口に寄せられた問い合わせには、しっかりと対応していく必要があります。事前に予測できる問い合わせ内容と回答をリスト化しておくと、迅速に対応することができるでしょう。対応者によって返答が異なるなどのトラブルも回避できます。

キャンペーン事務局の運営を委託するメリット

上記のように、キャンペーン事務局ではさまざまな業務が発生します。社内のリソースが足りない場合は、外部へ運営を委託するのも有効です。
キャンペーン事務局の運営を委託するメリットは大きく以下の3点です。

  • 業務の負担軽減
  • セキュリティ体制が整っている
  • 問い合わせに柔軟に対応できる

業務の負担軽減

キャンペーン事務局の運営を委託すると、担当者の業務の負担軽減につながります。社内のリソースをキャンペーンの企画設計フェーズに割くことができます

例えば「応募受付」や「景品の発送」などの事務的な業務を外部依頼すれば、応募状況の詳しい分析や、次回企画のためのリサーチに時間を割くことができるでしょう。

このように、担当者の負担を軽減できるのは、最大のメリットといえます。

セキュリティ体制が整っている

キャンペーン事務局の運営委託では、セキュリティ体制が整っているメリットもあります。キャンペーンでは、個人情報を扱うため、個人情報の漏洩の対策は必須です。情報漏洩が発覚した場合、企業の信頼低下につながるでしょう。セキュリティ対策が十分でない状況で自社でキャンペーンをおこなうのはリスクを伴います。

キャンペーン事務局代行会社は個人情報の管理方法を熟知しているため、セキュリティ対策に不安がある企業は安心してキャンペーンを実施できるようになります。

問い合わせに柔軟に対応できる

キャンペーン事務局の運営を委託すると、問い合わせに柔軟に対応できるメリットがあります。自社にて、すべての問い合わせの対応をする場合、それなりのリソースが必要です。しかし、キャンペーン事務局代行会社なら、業者によっては24時間365日の受付対応も可能です。

また、スピーディーな対応は企業のイメージアップにもつながります。

キャンペーン事務局の運営を委託するデメリット

キャンペーン事務局の運営を委託するデメリットを紹介します。
下記内容も考慮した上で、キャンペーン事務局代行会社の利用を検討しましょう。

  • キャンペーンのノウハウが蓄積できない
  • 費用がかかる

キャンペーンのノウハウが蓄積できない

キャンペーン事務局の運営を委託すると、委託した業務について試行錯誤する必要がなくなります。
しかし、それは自社内で実施した経験やノウハウが蓄積できないことも意味します。

将来的に内製化していきたいということであれば、任せきりにするのではなく、委託している業務の詳細を把握しておくなど、内製化を見越した委託の仕方がよいでしょう。

費用がかかる

キャンペーン事務局の運営を委託すると、外注費として費用が発生します。費用に関しては、委託する業務やキャンペーンの種類によって異なります。代行業者に委託する際は、キャンペーンの成果と実施費用のバランスが取れているかはしっかりと確認するようにしましょう。

キャンペーン事務局の運営を委託した場合の費用相場

キャンペーン事務局の運営を委託した場合、1プロジェクトあたり月額10万円からが相場となります。

最終的な金額は、委託する内容によって変動します。例えば応募データを集計するだけでよいか、週次で応募数の報告が欲しいか、景品保管と発送までおこなってほしいかなどでも変動します。
当社の場合も10万円からご要望に合わせて都度お見積りをしております。

キャンペーン事務局代行会社を活用してキャンペーン運用を効率化させよう

キャンペーン事務局とは「企画・設計」「景品の手配・発送」「問い合わせ」など、キャンペーンを実施する上で必要な業務を受け持つ組織のことです。

事務局はキャンペーンを実施する上で必須ですが、対応業務が多く、情報漏洩のリスクもあるためキャンペーン事務局代行会社の利用も手段のひとつです。

キャンペーン事務局代行会社を利用すると「業務の負担軽減」「セキュリティ体制が整っている」などのメリットがあります。本記事を参考に、キャンペーン事務局代行会社を活用してキャンペーン運用を効率化させましょう。

選ばれる理由:当社のキャンペーンサイト制作

当社では、大手ナショナルクライアントからスタートアップ企業まで、幅広いクライアントから長年リピートでWebサイト制作をご発注いただいています。
多くの企業さまに選ばれてきた理由を3点ご紹介します。

  • 豊富な実績
  • グループ会社「つながる科学研究所」と連携
  • キャンペーン制作を一括対応

豊富な実績

2000年の創業以来、ジーピーオンラインでは2,000件を超えるキャンペーン施策を支援し、結果を出してきました。

  • ブランドタイアップのシリアルキャンペーンで7.6万件の応募達成
  • フォロー&リツイートキャンペーンでフォロワー獲得とコストメリット実現
  • レシートキャンペーンで月あたり10,000件の応募獲得達成

試行錯誤を経て培ったノウハウをもとに、お客さまのご要望に合ったキャンペーン施策をご提案いたします。

グループ会社「つながる科学研究所」と連携

キャンペーンに必要不可欠なSNSのアカウント開設・運用に関してもお任せください。SNSマーケティングに特化したグループ会社、「つながる科学研究所」と連携し、新規立ち上げからサポートいたします。

  • どんな風に運用していけばいいか分からない
  • 投稿していくネタがない
  • SNSを熟知した人が担当にいない

など、なんでもご相談ください。

キャンペーン制作を一括対応

ジーピーオンラインのキャンペーンサイト制作では、キャンペーンに特化したチームが企画・サイト制作・システム構築まで一括でお引き受け可能です。そのため、キャンペーンツールやページ制作などでベンダーを分ける必要はありません。

また、キャンペーンでは個人情報を取り扱う機会が多くありますが、当社はPマーク(JIS Q 15001)取得企業のため、安心してお任せいただいております。

キャンペーン実施をお考えの企業さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事の著者

WRITERケンライター

大手採用メディア運営企業にてWebコンテンツ制作に約10年携わった経験をもつコンテンツディレクター兼ライター。これまでの経験を活かし、有益なWebマーケティングに関する情報を発信していきます。

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