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Webサイト運用って何すべき?効率よくPDCAを回す方法を解説!

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ホームページを活用するためには、リニューアルだけでなく運用が重要です。 デザインを改善しても、リニューアルしても、それだけではCV数やPV数が伸びることはありません。ホームページを活かすためには、PDCAサイクルを回して運用し、改善していくことが必要です。

「どうやってサイト運用したらいいの?」「具体的に何をするの?」 といった疑問にお答えできるように、この記事では運用の方法やPDCAサイクルの回し方などを中心に詳しく説明していきます。

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そもそも良いホームページとは?

良いホームページとは、最初から最後までユーザーファーストであり続けるホームページです。そのために常にサイト運用をし続ける必要があります。

ホームページを運用しましょう、と一口にいってもただ単にお知らせをアップしたり、なんとなくページを増やしたり減らしたりするだけでは意味がありません。
良いホームページにしていくための考え方を一度整理してみましょう。

ホームページの意義を考える

サイト運用する前に、まずはホームページの意義をしっかりと持っておくことはとても重要です。

ホームページとは会社の売上げに寄与するものですが、それはホームページがユーザーの心に刺さるものであり、欲求を満たす情報があるからこそ売上げに寄与できます。
そのため「どんな目的をもって誰に向けて何を発信したいか」をはっきりと定義する必要があります。
これは運用に限らず、リニューアルや一からWebサイト構築をする場合にも必須です。

まずは社内で意義を共有して同じ認識を持つようにし、運用する際も常にその意義からブレないように施策を進めていくことをおすすめします。

サイト運用=サイト更新ではない

冒頭でもお伝えしましたが、お知らせをアップしたり、ただページを減らしたり増やしたりすることが運用ではありません。

ホームページの目的は企業によって変わってきますが、「ユーザーが求めている情報」を届けられないと意味がありませんよね。
闇雲にデザインを変えたり発信したい内容ばかりを一方的に掲載するのではなく、ユーザーが求めているコンテンツを作成し、分析してまた必要な箇所を改善していくというのがホームページの運用です。

ご存知の方も多いと思いますが、このサイクルのことをPDCAといいます。
PDCA=Plan(計画する)・Do(実行する)・Check(評価する)・Action(改善する)を回してホームページの品質を向上させていくことが良いホームページをつくるポイントになります。

Webサイト運用とWebサイト運営の違い

Webサイト運用とよく混同される言葉としてWebサイト運営があります。

Webサイト運営とは「ヒト・モノ・カネ」といった資源も含めた運営体制をはじめ、戦略立案から実施などWebサイトを最大限に発揮して役割を果たせるようにしていくことです。

Webサイト運用は戦略に沿って立てた目標を目指して、様々な施策を通してWebサイトそのものを活用していくことです。

【関連記事】Web戦略はどう立てる?企業サイトの効果的な運用についての考え方

ホームページ運用を行う一番大切な視点

良いホームページとは何か、ということについてはさまざまな意見がありますが、Googleが掲げる10の事実には、ひとつ目に以下のことが書かれています。

1. ユーザーに焦点を絞れば、他のものはみな後からついてくる。 Google は、当初からユーザーの利便性を第一に考えています。新しいウェブブラウザを開発するときも、トップページの外観に手を加えるときも、Google 内部の目標や収益ではなく、ユーザーを最も重視してきました。Google のトップページはインターフェースが明快で、ページは瞬時に読み込まれます。金銭と引き換えに検索結果の順位を操作することは一切ありません。広告は、広告であることを明記したうえで、関連性の高い情報を邪魔にならない形で提示します。新しいツールやアプリケーションを開発するときも、もっと違う作りならよかったのに、という思いをユーザーに抱かせない、完成度の高いデザインを目指しています。

上記内容からもわかるように、Googleは常にユーザーファーストのスタンスでいることを公表しています。
良いホームページとは常にユーザーのことを考え、ユーザーの問題を解決し、満足してもらうことができる状態であり、サイト運用をする上で一番大切な視点となります。
古い情報がそのままになっていたり、解決したい内容がすぐに見つからないなどといったページは早めに見直すようにしましょう。

Webサイト運用に必要な作業

ここからは具体的に運用にどのような作業が必要かをご紹介していきます。

ドメイン・サーバーの管理

ホームページを構成するサーバーやドメインの管理というのも運用に必要な作業のひとつです。
ドメインやサーバーは数ヶ月~数年毎に更新費用がかかります。

その更新費用を支払わないと使用できなくなってしまうので、ドメイン・サーバー管理も大切な業務です。
ただ専門的な知識も必要になる部分なので、サーバー会社や場合によっては制作会社に委託することも可能です。
当社でも一部企業さまのドメインやサーバー管理をさせていただいており、必要であればサーバー会社のご紹介もおこなっています。

【関連記事】Webサイト運用サーバーの選び方、特徴をふまえて解説!

コンテンツの更新

自社製品・サービスを掲載している場合などは特に、新しいものが出た場合は当然、ページ自体の更新も必須になります。

実店舗を例に想像してみましょう。
実店舗が集客するためにおこなっていることとして、店内ディスプレイの変更、商品の入れ替え、チラシ、POPの変更など多岐に渡ります。
ホームページは集客に直結するツールなので、新しいデータや製品・サービス情報などの定期的な更新は必要不可欠なのです。

【関連記事】コーポレートサイト運用時の5つの作業を解説!流入アップのコツとは

各部署からの依頼内容管理

取り扱っている製品・サービス情報だけではなく、他部署からの依頼をまとめるのもホームページ運用の作業のひとつです。

後半にも記載していますが、他部署からの依頼が重複していたり、部署ごとで連携できていなかったりというのはよくある話です。
「あれを掲載してほしい」「これは削除してほしい」などの依頼をきちんと取りまとめ、優先順位をつけて正しい情報を掲載するという非常に重要な作業です。

改善後の分析、確認

ページの更新や改修だけではなく、その後PV数(ページの表示回数)やCV数(購入数や問い合わせ数、資料請求数)はどう変化したのか?広告などの外部施策を実施した場合、かけた費用に対してどのくらい流入数は増えたのか?などの分析はホームページ運用で必須の業務です。

定期的な分析と、次に改善するべき課題を洗い出してホームページの質を向上させましょう。
GoogleAnalyticsの使い方については以下の記事で詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

【関連記事】ホームページのアクセス解析で分かることとは?Googleアナリティクス導入のすすめ

トラブルや緊急時の対応

トラブルや緊急時の対応も例外ではありません。
個人情報の流出や、サーバーダウン、システムの不具合などさまざまなことが考えられますが、こういった場合の迅速な対応も運用体制によって決まるといっても過言ではないでしょう。

いざというときのために、日頃からフローの確認、見直しは大切です。

効率的に運用する5つのポイント

ここからはホームページを効率的に運用するポイントを5つご紹介していきます。
運用方法の方針を決める際に参考になさってください。

  • PDCAの仕組み化とKPI設定
  • ホームページの現状理解と課題の洗い出し
  • 改善結果を分析しナレッジ化
  • 業務の取捨選択を徹底する
  • Webサイト制作会社に代行を依頼する

PDCAの仕組み化とKPI設定

まずはPlan(計画する)・Do(実行する)・Check(評価する)・Action(改善する)のそれぞれを自社ホームページに落とし込み、サイクルを理解しましょう。
ホームページの改善はデザインやコーディングなど一定の時間が必要なため短期間で行うのは難しい場合もありますが、中長期化するとこのサイクルにブレが出る可能性があります。
はじめにKGI・KPIを設定し、PDCAの意義を明確化することが運用の第一歩といえます。

【関連記事】KPIとは?意味と設定方法、KGIとの違いを解説

ホームページの現状理解と課題の洗い出し

上記でもお話したとおり、KGI・KPIの設定もとても重要ですが、現状分析も同じくらい重要です。
BtoBであれば例えばセッション数やUU数、CVRの現状を知り、目標を達成するにはどの数値をどれくらい増加させる必要があるかを算出します。
現状を知ることでゴールからの逆算ができるため、課題が見えやすくなります。

改善結果を分析しナレッジ化

改善して得られた情報やデータはナレッジ化しておくと、同じような改修をする際の指標になる可能性があります。
外部施策やキャンペーンなどを実施した場合は、数値の変動が大きくなるため改善施策が混同しないように気をつけましょう。

業務の取捨選択を徹底する

ここまででもおわかりいただけるようにWeb担当者、運用担当者の業務は幅広く多岐に渡ります。
すべての業務を日々完璧にこなすことはおそらく難しいので、「不要な業務はしない」という選択をすることも効率を上げるひとつの方法です。

「不要な業務」というのは、顧客にとって価値がないものに注力することで、ここでポイントになるのがペルソナです。
このペルソナ設定が曖昧だったり設定されていないと、業務の取捨選択が難しくなります。

ペルソナ設定については別の記事で詳しくご紹介していますので、気になった方はぜひ参考にしてみてください。
【関連記事】BtoB企業のペルソナ設定は必要?設定方法と注意点を徹底解説

Webサイト制作会社に代行を依頼する

効率をあげるポイントの最後は、重要なところや手が回らない部分は「プロにお任せする」ということです。

前述しましたが、業務量の多さや管理の手間が多い運用は、専門的な知識や経験も必要になります。
今ではサイト集客やマーケティング施策を専門にしている会社もありますし、当社のようなWeb制作会社に運用・保守をご依頼いただくことはたくさんあります。
制作会社に依頼するメリットとしては、専門知識が豊富なのでレポートから制作までを一気通貫でお願いできるという点です。
連携しやすいパートナーを見つけることで、飛躍的に効率がアップする可能性もあります。

運用を外注化する場合の注意点

では、ホームページ運用をアウトソースする場合に注意した方が良い点についてご説明していきます。

運用する内容と予算の設定

外注する際には、まず運用してほしい内容とその予算を決定しましょう。
運用でよくあるのが、業務の詳細な費用や「どこまでやればいいの?」など、内容の曖昧さによって気づけばブラックボックス化している!ということです。

予算によって依頼内容も変わってくるため、後々トラブルにならないようにするためにも、はじめに内容と予算は話し合って決定しておきましょう。

「なんとなく」している作業の見える化

運用において「なんとなく」の見える化はとても重要です。以下の例をもとに見ていきましょう。

リソースがなくて忙しいから外注してしまおう!は要注意

たしかにWeb担当者、運用業務の担当者のタスクは多く、あれやこれやと追われていることが多いのも事実。
ですが、単純にあふれている作業を外注化してしまおうとしている方、ちょっと待ってください。
一度精査してみると、ひとつにまとめられそうな作業や、フローをもっと簡素化できそうな業務など、リソースを圧縮できるケースも多々あるのです。

ルーチン化してしまっている場合や複数人で対応している場合は特に見落としがちなので、外注化の前に一度精査してみることをおすすめします。

とにかく現状やってる運用をまるっとお願い!は要注意

せっかく外注するのだから現状のタスクはまるっとお願いしてしまいたい!というのはもっともですよね。
ひとつの業者で解決できると担当者的にはラクですし、対応もしやすいのが特徴。

ただ、このまるっとお願いの内訳はどうなっているの?と聞かれた場合、きちんと説明ができないといけません。
前項と少し重複しますが、内容に対して費用はいくらなのか?ということをしっかり決めておかないと、余分なコストがかかる場合もあるのです。

アウトソース先がありすぎてなんとなく管理がしづらい…は要注意

これは実際に当社でもあった事例ですが、上記とは逆で、タスク別にお願いする業者をたくさんつくりすぎて管理がしづらくなるパターンです。
SEO関連はA社に、デザイン制作はB社に、システムはC社に…というように委託先が多くなればなるほど担当者の負担も大きくなります。
また、委託先からそれぞれ提案があると優先順位がつけづらくなったり、いつのまにか複数業者に同じような依頼をしてしまったりする可能性が大いにあります。
委託先が複数ある場合も、しっかりと自社からの発注内容と費用の見える化をすることが重要です。

ホームページのあるべき姿を目指そう

ホームページの運用は日々の積み重ねです。一朝一夕でできるものではありません。
中長期的な目標を立て、ゴールに向かって改善していく以外方法はありませんが、できるだけ効率良くPDCAを回していきたいですよね。
最後にWebサイト運用においてのポイントをおさらいします。

  • PDCAの仕組み化とKPI設定
  • ホームページの現状と課題の洗い出し
  • 自社で行っているWebサイト運用業務の精査
  • 改善後の確認、分析

集客、売上げに貢献できるホームページへ育つようにWebサイト運用を頑張りましょう!

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ジーピーオンラインでは、Webサイト制作サービスだけでなく、Webサイト運用サービスも行っています。サイト運用を自社で進めていくには、知識もリソースも必要になるため、いかに理想のパートナーを見つけられるかという点が課題ではないでしょうか。

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コンテンツマーケティング会社でSNS運用を経験したのち、2018年にジーピーオンライン入社。Webサイト制作に関する情報をWeb担当者さま目線で分かりやすくお伝えします。

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