CMS運用の課題とは？導入後に失敗しない体制づくりを解説

こんにちは、ジーピーオンライン（＠gpol_tw）のふじです！

サイトのリニューアルなどを経て、CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）を導入したものの、思うように活用できていないとお悩みではありませんか。
「操作方法が難しい」「更新が止まっている」「運用がうまくできない」といった声は、Web担当者さまからもよく伺います。

CMS導入の大きなメリットは、決まったテンプレート・デザインにはなるものの、htmlやcssなどの専門知識がなくともWebページの作成や更新が容易になることです。しかし、導入しただけで期待する成果が出るわけではなく、機能以上に「運用の仕組み化」が大切です。

本記事では初心者の方にもわかりやすく、成果を出すための運用体制の整え方について、当社の例も交えながら解説します。Webサイト運用を効率化するための具体的な例や、種類ごとの注意点についても深掘りしますので、サイトを価値あるWebマーケティングツールにするヒントにしてみてください。

基礎知識やメリット・デメリットについては、以下の記事で詳細に解説していますので、あわせてご覧ください。

【関連記事】CMSとは？基礎知識とメリット・デメリットを初心者にわかりやすく解説

CMS運用とは？導入後に発生する3つの実務

CMS導入後に発生するマネジメント業務は多岐にわたりますが、以下の3つに分けられます。

• コンテンツの更新・作成
• 効果測定とWebサイトの改善
• システムの保守・管理

これらの業務内容を整理することが、スムーズな体制構築への第一歩となりますので、それぞれ解説します。

コンテンツの更新・作成

最も頻度が高く、サイトの鮮度を左右するのがコンテンツの追加業務です。
なかなかサイトが更新されないと、サイトへのリピーターが次第に減ってしまうかもしれません。だからこそ、新着情報やブログ記事、事例紹介などを定期的に発信し続ける必要があります。ユーザーに「更新されているサイトだ」と認識されることで、信頼感の醸成にもつながっていきます。

コンテンツを更新・作成するうえでは、単に情報を載せるだけでなく、読者のニーズに応える内容を意識することが大切です。特にBtoB企業であれば、検討の参考になる専門性の高い記事が求められます。
地道にコンテンツを更新し続けることが、検索エンジンからの評価（SEO）を高めることにも直結します。

効果測定とWebサイトの改善

記事を公開して終わりにするのではなく、ユーザーの反応を分析し、改善を繰り返す業務です。Googleアナリティクスなどで閲覧数や流入経路を分析することで、次に取るべき効果的な施策が見えてきます。

ここでのCMSの最大の利点は、分析結果をもとにした改善作業をスピーディに回せる点にあります。

「離脱率が高いページの構成を変える」「反応が良いバナーを他ページにも設置する」といった修正も、CMSが導入されていれば専門知識なしで即座に反映可能です。

データに基づいた改善を自社内で素早く完結させ、コンバージョンの増加につなげましょう。

システムの保守・管理

CMS本体やプラグイン、サーバーなどのシステム面を安定させる業務です。
これをおろそかにすると、サイトの表示速度の低下につながるだけではなく、セキュリティリスクにもなります。安全に使い続けるためにも、定期的なアップデート作業は避けて通れません。

システムをアップデートすると、互換性の問題で画面が正しく表示されない、システムが正しく動かないなど不具合が生じるケースもあります。修正するためには専門的な技術が必要なため、システムの保守・管理は制作会社と連携して進めるのが一般的です。

土台となるシステムが健全であってこそ、安心してコンテンツ発信に注力できます。
Web担当者になった際には、システムのアップデートも気にしておくようにしましょう。

当社では、数多くのCMSのアップデート作業をおこなっています。システムの保守・管理について、お困りのことがあればぜひご相談ください。

CMSの運用でよくある3つの課題

CMSを用いてサイトを運用する際、多くの企業が直面する課題には、共通のパターンが存在します。
あらかじめ状況を把握しておくことで、対策を講じることが可能です。

同じような状況・課題が生じないか、確認してみましょう。

1.コンテンツの更新が滞ってしまう

「忙しくて書く時間がない」「ネタがない」という理由は、非常によく聞かれる悩みです。
特定の担当者に業務が集中していると、本業の忙しさに押されて更新は後回しになります。「誰かが書くだろう」という曖昧な状態が、サイトの停滞につながる大きな要因です。

また、社内で情報を集約するルートが確立されていないことも原因のひとつでしょう。
現場の成功事例や新製品の情報がWeb担当者まで届かないと、書くネタに困ってしまいます。モチベーションに頼るのではなく、ネタが自然と集まるような仕組みで更新を止めないようにすることが大切です。

例えば当社では、制作実績コンテンツを作成するため、日頃から案件情報を収集する必要があります。そこで、サイト制作が完了した段階で社内チャットへ報告する仕組みを設けました。その中で社内表彰もおこなっているため、自然と報告数が増え、継続的なコンテンツの更新につながっています。

2.業務の属人化・ブラックボックス化

「AさんしかCMSの操作方法がわからない」という状態は、組織として極めて危険です。
手順がマニュアル化されず、担当者の記憶だけを頼りに運用されているケースは少なくありません。担当者が不在になった途端、サイトの更新が完全に止まってしまうリスクがあります。

さらに、過去の修正経緯が不明になることで、不具合時の対応が遅れることもあります。情報管理が不透明だと、次のスタッフへの引き継ぎも困難になるでしょう。

属人化を排除し、誰でも最低限の操作ができる状態を保つことが、サイトを運営するうえでは重要です。

3.セキュリティ対応の形骸化

日々の業務に追われていると、システムの更新通知を無視してしまいがちです。
「今のところ問題なく表示されているから大丈夫」という油断は、大きなトラブルにつながる可能性があります。放置された脆弱性は、サイバー攻撃や情報の改ざんを招く致命的なリスクとなります。

企業としての信頼を失わないためにも、セキュリティ対策を後回しにしてはいけません。
しかし、アップデートによって表示が崩れる懸念もあり、自社だけでは判断が難しいことも事実です。この「重要だが緊急ではない」と錯覚しがちな業務を、どう体制に組み込むかが鍵となります。

安定した運用体制をつくるための4つのポイント

CMS運用における「更新の停滞」「属人化」「セキュリティ対応の形骸化」という3つの課題を解決するには、個人の努力に頼らない「組織としての仕組み」が必要です。

ここでは、持続可能な運用体制をつくるうえで重要なポイントを紹介します。ポイントは以下の4つです。

1. 運用ルールとガイドラインの策定
2. ワークフローの構築と役割分担
3. セキュリティ対策に「プッシュ型」管理体制
4. 無理のない更新スケジュールにする

1.運用ルールとガイドラインの策定

「担当者によって記事の質や文章のトーンがバラバラ」「画像のサイズがバラバラで表示が崩れる」といった問題は、共通のガイドラインがないために起こります。属人化を防ぐためには、操作手順だけでなく「判断基準」を言語化しましょう。マニュアルを作成し、チーム全体で共有することが重要です。

具体的には、以下の項目をルール化することをおすすめします。

※alt属性とは画像の代わりとなるテキスト情報のことです。

これらがあるだけで、新しい担当者でもレイアウトを崩さず、一定の品質で記事を作成できるようになります。

2.ワークフローの構築と役割分担

「忙しいから、書けたらすぐ公開」という運用は、思わぬミスや事故を招く恐れがあります。
組織としてWebサイトの信頼性を守るためには、役割を明確に切り分けましょう。公開までに必ず「第三者の目」を通すフローを策定しておくことが大切です。

• 作成者：現場の情報をもとに原稿を作成し、CMSへ入稿する。
• 承認者：内容の正確性やコンプライアンス、誤字脱字を最終チェックする。
• 管理者：CMS上のユーザー権限の発行や、システム全体のアップデートを統括する。

特にBtoBサイトでは、ひとつの誤報が企業の信用問題に発展しかねません。
「作成者」と「承認者」を物理的に分け、複数人でチェックする体制は必須です。
このフローをCMSの承認機能（ワークフロー機能）でシステム化すると、より確実性が高まります。

また「承認者からの修正量が多くてコンテンツの発信が遅れてしまう」ことを防ぐために、当社では見出しだけを書いた構成案を先に提出し、書く内容のイメージをすりあわせてから作成しています。結果、修正量が減り効率的なコンテンツ発信ができるようになりました。

コンテンツ量が多ければ多いほど、承認者のチェック量も膨大になります。効率的にチェックできるツールの導入もおすすめです。以下の記事では、編集や確認の際に便利だったGoogle Chrome拡張機能（アドオン）をご紹介していますので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

【関連記事】オウンドメディア運用に便利なChrome拡張機能おすすめ15選

3.セキュリティ対策に「プッシュ型」管理体制

セキュリティ対応を「気がついたときにおこなう」運用から脱却しましょう。
担当者が自ら脆弱性情報を探しに行くのは負担が大きいため、情報が自動的に届く「プッシュ型」の体制がおすすめです。

具体的には、利用しているCMSの公式サイトや開発元のメールマガジンの登録です。脆弱性情報が発信された際、メールで通知が来るように設定しておきましょう。これにより、「知らなかった」というリスクを少なくできます。

また、通知が来た際の「緊急判定基準」も決めておきます。「緊急度：高」の通知が来た場合には、制作会社へ連絡する、といった初動のルールを定めておきましょう。システムの専門家ではない担当者さまでも、判断を迷わないためのルールを事前に用意しておくことで、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。

クラウド型CMSの利用もひとつの手です。脆弱性がある場合には開発元で自動的に対応されるため、アップデートを気にする機会も減ります。その代わりランニングコストが高額になるケースもあるため、予算や管理工数を踏まえて自社に最適な種類のCMSを選択し、体制を構築していきましょう。

CMSにおけるセキュリティ対策について、さらに知りたい方は以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

【関連記事】企業のCMSセキュリティ対策6選！脆弱性とリスクについて解説

4.無理のない更新スケジュールにする

「気合で毎日更新する」という目標は、短期間で挫折する原因になりかねません。

運用を習慣化させるには、「エディトリアルカレンダー」を活用した中長期的な計画管理がおすすめです。カレンダーには、「いつ」「誰が」「どのトピックを」公開するかを最低でも1ヶ月分はマッピングしておく方法です。事前に予定が見えていれば、取材や資料作成の段取りもスムーズになります。

当社でも経営戦略と紐づけながら、どのトピックを、誰が、いつまでにつくるかを決めて運用しています。経営戦略に変化がある場合、コンテンツによってはカレンダーも変更しなければいけません。経営戦略に変化がないか、定期的に確認しましょう。

また、ネタが切れたときのために、汎用性の高いコラムなどのストック記事を用意するのも手です。

更新は「量」よりも「継続」が重要です。まずは週に1回、あるいは隔週に1回からスタートし、体制の習熟度にあわせて頻度を調整しましょう。安定した更新リズムは、ユーザーだけでなく検索エンジンにとっても好印象を与えます。

CMSの種類によって異なる運用・管理上の注意点

安定した体制を築くうえで、自社が導入しているCMSのタイプを把握しておくことは非常に重要です。
なぜなら、種類によって負うべき運用負荷や、注意点が大きく異なるためです。

それぞれの特徴と、運用面での注意点を一覧にまとめました。

※ジーピーオンラインの独自開発型CMS「WOW（ワウ）」は、パッケージ型に分類されます。

例えばオープンソース型であれば「システム保守」に高い優先順位を置く必要がありますし、クラウド型であれば「コンテンツ作成」により多くのリソースを割けます。

このように、CMSの種類に応じて体制の最適解は変わってきます。

【関連記事】企業サイトCMS比較！おすすめ8選と選び方のポイントも解説

運用を正しく評価するためのKPI（指標）例

体制を構築した後は、その運用が適切に機能しているかを定量的に評価することも重要です。
Web担当者さまが上層部へ報告する際にも役立つ、主要なKPI（重要業績評価指標）の例を紹介します。

【関連記事】KPIとは？意味と設定方法、KGIとの違いを解説

CMS運用をアウトソーシング（外注）すべき判断基準

自社ですべてを完結させることが、必ずしも正解ではありません。リソースには限りがあるため、外部パートナーへ発注する基準を持っておきましょう。

以下に当てはまる場合は、外部パートナーへのアウトソーシング（外注）を検討するタイミングかもしれません。

• 社内にシステムやITに強い担当者がいない
• コンテンツ作成が本業を圧迫し、残業が常態化している
• アクセス解析をしても、具体的な改善案が出てこない

外注のメリットは、単に作業を代行してもらうことだけではありません。
制作会社が持つノウハウやSEOやGEOなどの最新デジタルマーケティングトレンドを、自社の運用に取り込める点にあります。

一般的な運用保守を外注した場合の費用目安は、月額数万円〜数十万円と依頼範囲によって異なります。しかし、社内リソースを割く「見えない人件費」と比較すると、プロに任せた方がトータルコストを抑えられるケースも少なくありません。

高度な保守管理や分析をプロに任せ、「自社でしかできない企画」にリソースを集中させることで、Webサイトの効率的かつ効果的な運用ができるようになります。

まとめ｜適切な体制がCMSの価値を最大化する

CMSは導入して終わりではなく、そこからがWebサイト育成のスタートです。
今回ご紹介した体制づくりは、一度構築すれば、企業の強力な資産ともなります。属人化を防ぎ、セキュリティを守り、安定して情報を発信できる体制を目指しましょう。

まずは現在の運用フローを書き出し、どこにボトルネックがあるかを確認することをおすすめします。Webサイトを成長させ続けるためにも、小さな改善を積み重ねてみてください。

当社ではCMSの構築や保守だけではなく、PR・コンテンツ制作・SNS・オウンドメディア運用・第三者メディア活用など、オンライン/オフライン問わずトータルで支援可能です。運用でお困りのことがあれば、ぜひ一度ご相談ください。

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CMS（Content Management System）とは、専門の知識がなくてもWebサイトのコンテンツを自由に更新できるシステムのことです。オープンソース、クラウド、パッケージなどさまざまなタイプがあり、WordPressやDrupalはオープンソースの代表例です。一方で、独自開発型は商用パッケージ製品であり、ジーピーオンラインでは、独自開発CMSであるWOW（ワウ）を提供しています。

WOW導入事例

WOWは、2000年の創業時にVer1.0が開発され、25年にわたって多くのWebサイトへ導入されてきました。2023年にはVer3.0としてユーザーインターフェースの刷新およびユーザビリティ向上を実現しています。

• 自動車関連企業さまキャリア向け採用サイト
• 設備機器の卸売企業さまコーポレートサイト
• 食品製造業さまキャンペーンシステム
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